Consejos para hacer productivas las reuniones virtuales

Desde hace varios años se viene gestando una gran transformación, principalmente en la forma de trabajo y comunicación. Esto da lugar a los que hoy conocemos como teletrabajo y a la utilización de equipos virtuales, que pueden utilizarse desde cualquier parte del mundo.

Debido a la situación actual, con pandemia de por medio, esta tendencia se ha acelerado de manera exponencial, y las empresas se han visto obligadas a organizarse de manera no presencial.

Esto a su vez, ha generado un gran aumento en el número de reuniones virtuales.

La importancia de las reuniones virtuales en estos tiempos

Las reuniones virtuales, en organizaciones donde hay un buen nivel de disciplina y buena estructura, pueden resultar una herramienta sumamente útil para aumentar la productividad.

Además, las mismas se convierten en una herramienta de comunicación, que permite mantener reuniones formales y periódicas en un equipo de trabajo, donde se pueden transmitir directrices, buscar soluciones y también comunicar cambios.

Las reuniones virtuales cumplen la misma función que una reunión presencial, aunque presentan algunas diferencias importantes. Una de las más importantes sin dudas, es que permiten ahorrar tiempo y dinero a las compañías, ofreciendo flexibilidad a sus empleados.

Consejos para hacer productivas las reuniones virtuales

Puede suceder que las reuniones virtuales fracasen por estar mal planificadas, por ser muy largas, o que carezcan de sentido al no tener objetivos claros y concretos.

Por ello, es sumamente importante evitar las malas prácticas desde el inicio.

Descubre a continuación los mejores consejos para que las reuniones virtuales sean de lo más productivas.

• Planificar el orden del día

Llevar una agenda es una buena forma de planificar la reunión, identificando los puntos más importantes para todo el equipo.

• Pocas reuniones y bien condensadas

Es preferible organizar pocas reuniones, pero bien concretas, a que sean muchas reuniones y poco significativas. El tiempo que se invierte debe sumar, no restar. Se deben procurar encuentros que vayan a lo concreto, al objetivo.

• Preparación de la reunión

Preparar la reunión, hace que está se despliegue mucho mejor. Por lo tanto, es vital informar a las personas que asistirás sobre la agenda y el orden del día con los puntos más importante a trabajar.

También es importante que las conclusiones que se obtengan de la reunión estén lo más claras posibles.

• Duración de la reunión

Establece el tiempo que será necesario para dedicarle a la reunión virtual, y enfócate en cumplirlo.

• Escuchar opiniones

Escuchar opiniones de los demás es una excelente forma de enriquecer las decisiones que se toman. Se recomienda dar un feedback inmediato, siempre que sea de manera constructiva.

• Responsabilidad y seguimiento

Establecer los pasos a seguir, y quienes van a ser responsables de cada área es vital para que la reunión sea productiva. Además, se debe complementar con un seguimiento de todo el proceso.

• Puntualidad

Al igual que en las reuniones presenciales, en las virtuales también se requiere la puntualidad de todos lo que participarán de la reunión. Hay que cumplir horarios y duración de las reuniones.

Las reuniones virtuales pueden ser un fracaso para muchos profesionales. Por eso es tan importante tener en claro el porqué de esa reunión y lo objetivos que esta busca. De esta forma, ninguno de los presentes perderá el tiempo y la reunión virtual será totalmente productiva.

Permanece pendiente de nuestro blog y redes sociales, para que puedas aprovechar el contenido que estaremos creando para ayudarte en tu organización.